Bürowechsel leicht gemacht

Umzug

Foto: RadioWeserTV_DEKT (flickr.com/photos/rwtv/)

Ein Umzug im Büro ist eine komplizierte Angelegenheit, da der Betriebsablauf gestört wird und somit unnötige Kosten entstehen. Ein Bürowechsel sollte einige Wochen oder sogar Monate im Voraus geplant werden, damit das Unterfangen stressfrei verläuft. Um die Mitarbeiter nicht von ihren täglichen Aufgaben zu lösen, engagieren viele Betriebe ein Umzugsunternehmen. Die Spedition kümmert sich um die komplette Planung sowie Durchführung, sodass die gesamte Belegschaft sorglos das alte Büro verlassen und sogleich in ein neues ziehen kann. Häufig finden Firmenumzüge am Wochenende statt, damit kein Betriebsausfall entsteht.

Ein Firmenumzug mithilfe einer Spedition kostet wenigstens 1.500 Euro für kleine Betriebe mit maximal 5 Mitarbeitern. Eine Checkliste vor dem Umzug ist eine optimale Lösung, um den Überblick nicht zu verlieren. Steht der Termin bereits fest und ist der alte Mietvertrag gekündigt bzw. der neue unterschrieben, sollte bis zu vier Monate vorher auf folgende Punkte geachtet werden:

  • Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner über Umzug und neue Anschrift informieren
  • Eintrag im Handelsregister und örtlichen Telefonbuch ändern lassen
  • Hausrats- und Haftpflichtversicherungsschutz überprüfen und ggf. neu abschließen
  • Anzahl der EDV- und Telefonanlagen sowie Arbeitsgeräte überdenken
  • Büromöbel organisieren und aussortieren

Ab einem Monat vor dem Umzug sind die nachstehenden Tipps wichtig:

  • Einrichtungsplan und Arbeitsplatzanordnung erstellen
  • Archivierung und ggf. Vernichtung alter Akten überdenken
  • Nachsendeservice für Post erteilen und Zeitschriftenabos ummelden
  • Schlüsselrückgabe sämtlicher Mitarbeiter organisieren
  • Heizkostenabrechnung mit Vermieter klären

Nach dem Bürowechsel ist es wichtig, die Kontaktdaten auf der Firmenhomepage anzupassen. Eventuell auftretende Schäden an Möbeln und Geräten müssen unverzüglich der Spedition gemeldet werden. Sämtliche Belege und Rechnungen können außerdem für die Steuererklärung verwendet werden. Mehr Informationen zu Umzügen aller Art finden Sie hier.

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